Şikayet, İtiraz ve Öneriler

ŞİKAYET VE İTİRAZLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ

AMAÇ:

Firmamız tarafından yürütülmekte olan personel belgelendirme faaliyetlerine ilişkin olarak kuruluşlardan veya ilgili taraflardan gelen şikâyet ve itirazların değerlendirme esaslarının belirlenmesidir.

UYGULAMA:

Yürütülmekte olan belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olabilecek her türlü şikâyet, itiraz veya öneriler sözlü veya yazılı (posta, faks, http\\www usakabigem.com.tr web adresi, e-posta yoluyla) olarak “Şikâyet/İtiraz/Öneri Formu” ile firmamıza yapılabilir.

Şikâyet / İtirazların Değerlendirilmesi

İtirazlar, başvuru sahibi, adaylar veya belgelendirilmiş kişiler tarafından yapılabilir. Şikâyetler ise, başvuru sahibi, adaylar ve belgelendirilmiş kişilerin yanı sıra, işverenler, hizmet alanlar veya ilgili diğer kesimler tarafından yapılabilir.

Şikâyete konu olabilecek durumlar ise şunlardır:

  *  Firma personelinin, belgelendirme politikasına uygun olmayan davranışları
  *  Tüm gizlilik ve güvenlik ihlalleri
  *  Belgelendirilmiş kişinin belgelendirme sözleşmesine uygun olmayan işlem ve davranışları
  *  Ve belgelendirme süreçleri ile ilgili diğer faaliyetler

İtiraza konu olabilecek durumlar şunlardır:

  *  Başvuru şartlarına uygunluk
  *  Sınavın değerlendirilmesi
  *  Belgelendirme kararları
  *  Gözetim ve yeniden belgelendirme işlemleri
  *  Belge iptali, askıya alınması, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması işlemleri

İtirazlar başvuru sahipleri, adaylar veya belgelendirilmiş personeller tarafından itiraza konu olan hususlarda verilen kararların üzerinden itibaren 12 ay içerisinde yapılabilir. 12 ayı geçen talepler değerlendirilmez.

Tüm itiraz ve şikâyet kayıtları, “Şikâyet/İtiraz/Öneri Formu” ile tutulur. Web sitesi üzerinde oluşturulmuş itiraz ve şikâyetler bölümünden ayrıca firmamız iletişim araçlarının herhangi biri ile de itiraz ve şikâyetler yapılabilir. Hem yazılı hem de web sayfası üzerinde yapılan şikayetler ilk Haberleşme ve Evrak Sorumlusuna gelir ve Personel Belgelendirme Yöneticisi tarafından kayıt altına alınır.

Personel Belgelendirme Yöneticisi, gelen itiraz ve şikâyetleri, niteliğini değerlendirerek, çözüm üretilebilmesi için itiraz veya şikâyete konu olmayan kişi veya kişileri değerlendirme için görevlendirir. Personel belgelendirme Yöneticisi için gelen şikayetler için ilgili atamayı Kalite Yönetim Bölüm Yöneticisi gerçekleştirir. İlgili atama ve gerekli çözümler 15 gün içerisinde sonuçlandırılır ve şikâyet veya itiraz sahibine yazılı olarak Haberleşme ve Evrak Sorumlusu tarafından iletilir.

Öngörülen çözüm, itiraz veya şikâyet sahibi tarafından beğenilmez veya tatminkâr bulunmazsa veya Personel Belgelendirme Yöneticisi tarafından çözümlenemeyecek bir durum söz konusu ise, konu atama yazısı ile atanmış üyelerden oluşan İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme Komitesine iletilir. İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme Komitesi, konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en geç 15 gün içerisinde itiraz veya şikâyeti bir sonuca bağlar. Değerlendirme sonucunda itiraz veya şikâyet sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılır.

Yönetim Kurulu hakkında gelen şikayetler, Haberleşme ve Evrak sorumlusu tarafından İtiraz ve Şikâyet İtiraz Komitesine iletilir ve sonuçlandırılır.

Süreç hakkında itiraz veya şikâyet sahibine web sitesi ve elektronik posta aracılığı ile yazılı olarak ve ihtiyaca göre telefon yoluyla bilgilendirme yapılır.

Alınan tüm şikâyet ve itirazlar “Şikâyet/İtiraz Takip Listesi” ile takibi yapılır.

Duyuru ve bilgilendirmelerden haberiniz olsun.

MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU LST

     

TÜRK AKREDİTASYON KURUMU LST